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开发出Exchange的更多功能 [复制链接]

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wowo
初级工程师
 
只看楼主 倒序阅读 0楼  发表于: 2010-11-22
关键词： 服务器垃圾邮件Exchange版本

　　等到企业的信息化管理水平发展到一定的程度，IT负责人会发现，邮箱服务不知什么时候成为了鸡肋，丢之可惜，食之无味。其实这是很多企业信息化管理发展过程中必定为遇到的一个瓶颈。要突破这个瓶颈，就需要对传统的Exchange应用进行转型。老瓶装新酒，未尝不可。

一、跟ERP系统来个黄昏恋。

　　其实Exchange系统不管管只是一个传统的邮件发送与接收的功能。在实际工作中，还可以将其与企业后续采用的信息化管理软件结合。通过黄昏恋，来重新提升邮箱的价值。如有一家企业，就将ERP与邮箱集成，以提高邮箱的使用价值。如下图所示：


　　在ERP等信息化管理系统中，可以将Exchange与其集成。从而让Exchange成为ERP等应用软件传播信息的媒介。如当ERP系统中有新的销售订单时，就自动将订单信息转发给采购、生产、仓库或物流等部门，让他们做好相关的追踪工作。通过类型的转型，Exchange就不再成为一个邮件的转发工具，而是变为了一个带有自动报警功能的软件。
　　当然这对ERP等信息化管理软件也有一定的要求。项目管理员在对软件进行选型时，要选择那些带有类似模块的ERP系统。否则的话，就需要通过二次开发来完成。此时工作量就会比较大。另外，就是ERP系统的邮件模块要能够支持Exchange邮件系统。在实际工作中，Exchange不仅可以跟ERP等大型的信息化管理软件结合，还可以跟OA等办公自动化软件进行集成。总之通过类似的集成，能够让Exchange焕发新的活力，给企业带来新的价值。

二、通过Exchange本身的升级，来完善功能。

　　从扩展层面来上，上面介绍的方式是横向的扩展，即同其他应用软件结合，来增强Exchange的功能。接下去笔者要介绍的是纵向的扩展，即通过Exchange升级，来完善其功能。举一个比较简单的例子。如果你现在所采用的Exchange版本不支持统一通信功能，那么就可以将Exchange升级到2010，从而使用Exchange中的统一通信，来完善Exchange的部署。
　　在企业中，电话、传真、邮件、即时消息等等，都是笔不可少的。现在IT负责人比较头疼的问题是，怎么来管理这么多看起来互不相干、但是又非常重要的信息呢？如如何将书面的传真文档通过电子格式来管理与保存？如何追踪，使得客户的留言一个不漏的被处理呢？这些现实的问题，其实都可以通过Exchange统一通信功能来解决。
　　简单的说，Exchange统一通信可以将传真、语音留言等等都当作邮件一样来处理。其实原理是比较简单的。从技术层面来看，无论是用户的电话语音留言，还是传真，都可以将其转化为电子文档或者MP3等多媒体文件。这么转换有什么好处呢？如有员工在外面出差，而他的客户给其留了言。在这种情况下，这个员工不需要回到自己的公司，就可以听到留言信息。他只要打开自己的邮箱，然后再邮箱中会看到一个MP3等类似的多媒体文件。这个文件就是客户给其的留言。双击打开，可以直接听客户的留言。如果有需要的话，还可可以直接给客户回电话或者回电子邮件。
　　对邮件管理员来说，要求其不要在原地踏步，只停留在原始的功能之上。毕竟随着信息化管理的深入，传统的Exchange邮件转发功能已经不再能够满足用户的需求。此时邮箱管理员需要做的就是仔细研究Exchange新版本的功能。说句实话，微软在软件升级方面，做的还是不错的。在新版本中，会将用户的一些新的需求体现出来，以丰富软件的功能。而且最重要的一点是，能够与以前的版本实现很好的兼容。如此的话，邮箱管理员就可以不费吹灰之力，以比较小的风险和成本，将其升级到最新的版本。让软件新的功能为企业创造更大的价值。

三、发挥其专业强项。

　　Exchange软件本身对于附件的大小没有限制。不过这也带来的一定的麻烦。如会有不少用户将其当作文件共享与备份的工具。简单的说就是将一些比较大的文件以附件的形式发送给其他用户如自己的同事等等。虽然从技术上来上这并没有问题但是从实际操作上来看这还是会造成一定的障碍。如传送大附件需要耗费比较大的带宽。为此无论发件人发送邮件还是收件人接收邮件都会比较花时间同时也会给邮箱空间的管理以及数据的备份造成一定的困扰。有些用户甚至为怪责系统，误以为其性能怎么会这么差？
　　在此，笔者提出的改善意见是IT负责人要学会发挥Exchange的专业强项。通常情况下Exchange只用来发送邮件，以及一些不是特别大的附件。这就好像传统的信件一样，一般都有重要的限制。如果要送像衣服之类的物件，就需要通过快递等形式，效率会更高。对于Exchange也一样。
　　其实从Exchange软件本身来说，现在已经具备了文件共享的功能。将Exchange与微软的活动目录结合使用，可以发挥其文件共享的功能。如此的话，对于一些大文件的传输，就不需要通过邮件，而直接通过文件共享平台即可。这即可以提高文件共享的速度，也可以提高其安全性。如果让传统的Exchange邮箱来传输这些大型的文件，确实难为他了。
　　笔者建议，即时在内部使用Exchange，也最好对用户的附件大小进行限制。如将每个附件的大小设置为30M或者50M。即使网络或者客户端的性能再好，要传输这么大的附件，也需要花几分钟时间。如果性能不好或者遇到性格比较急的用户，还很容易导致客户端的死机。此时并不能说明Exchange无用。如果为此将其打入冷宫，那是对其很大的冤枉。这主要还是因为IT负责人没有发挥Exchange的强项，而是采用了其薄弱的环节。任何一个应用软件，都有其强项，也有其薄弱环节。作为项目管理员，应该要扬长避短。只有如此，这个应用软件才不会变为鸡肋。
四、服务器负载均衡，提高性能。
　　当客户端数量不断增加时，确实会对Exchange的性能带来比较大的负面影响。不少用户就是因为其速度慢，而冷遇了它。根据笔者的经验，当客户端的数量超过1000时，单台服务器模式往往已经不能够满足企业用户的需求。如果服务器的配置再低一点，或者说邮件比较大时，性能更会直线下降。
　　在这种情况下，项目管理员应该及时的对拓扑结构进行转型，以提升Exchange的性能。如可以实现服务器的负载均衡，在提供高性能的同时，加强邮箱系统的可用性。或者说将Exchange服务器的不同角色部署在不同的服务器上，让其各司其职，来改善邮箱系统的性能等等。这些措施对提升Exchange的性能都是不错的选择。
　　另外很多企业将Exchange当作可有可无的鸡肋，还有一部分原因是Exchange的安全问题。如垃圾邮件盛行、邮件成为了病毒传播的工具等等。所以邮箱管理员还需要同时做好Exchange的安全防护工作，减少垃圾邮件，并阻断病毒传播的途径。这些措施可以从另一个角度发挥Exchange的价值，让其重新被企业与用户所接受。
　　总之笔者认为，只要Exchange用的好，用的对，并不会成为鸡肋。还是能够在多个方面为企业创造价值。现在担心的就是项目管理员停滞不前，没有根据企业环境的变化，及时的调整Exchange。
Exchange 常用端口：http://bbs.exchangecn.com/read.php?tid-1591.html
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