Outlook最好用的功能之一就是让你的日程和公司里每个人共享。对使用者而言，这已经变成理所当然的事了。但事实上事情比表面来得复杂得多。
如果你曾经管理过Exchange 5.5、2000或2003，并且有过公用数据库毁损或只是一般行事日历方面的问题的话，你就知道这项功能看起来简单，其实却不然。我将简单讨论Outlook 2003与Exchange 2003怎么处理日程信息，然后讨论微软在Outlook 2007与Exchange 2007通过新的“Availability Service”做了哪些改进。
在Exchange 2000与2003以及Outlook 2007之前版本的客户端版本中，微软提供一项机制，以一个特别的公用数据库来存储使用者信息。此一数据库称为SCHEDULE+FREE BUSY，它有好几个子数据库，每个数据库都对应到个别的管理群组。
当使用者在行事日历中填入事项时，Exchange就会自动更新到相关的子数据库。要是你想找到此一特别的系统公用数据库，可以打开Exchange的System Manager找到Folders>Public Folder。在Public Folder按右键，从快捷选单中选择View System Folders。
你可能已猜到，把信息存储在公用数据库中。即使最后一定会更新，使用者行事日历及别人看到的的行事日历信息仍然有段时间差。而在大型组织中，此类数据可能到处都复制一份。
现在，你可以到Google上输入“free/busy problem”，就可以搜到一堆数据了。我不会细谈发生的原因，因为实在太多了。但我可以告诉你，依我个人亲身经验，要修补行程的问题是极端细腻而耗时的工作，你也可以很快体会到使用者究竟有多爱这项功能了。
一睹Exchange 2007 Availability Service
在Exchange 2007中，Availability Service是客户端访问服务器(Client Access Server)角色的一环。Availability Service并不是访问公用数据库来捞出使用者的行程数据，而是实时搜集信箱中你列出的每个使用者的数据，然后把数据提供给你。除了去掉公用数据库“中间人”的角色，Availability Service也只保证行事日历信息是最新的。
更好的是，Availability Service可横跨部门籓篱。早先的Exchange中想跨越不同部门界限并不容易，不过现在就可以畅行无阻了。
不过也并非完全没有缺点。如果你布署了Outlook 2007，你就享受不到Availability Service的优点了。但为了能支持Outlook 2003/2007混用的单位，如果你安装Exchange 2007时选择安装Availability Service，那么它仍然可以从系统公用数据库拉出行事日历数据。
但如果你的使用者很依赖Outlook Web Access 2007，它就会用到Availability Service的API来访问所有行事日历，让这种使用者也能受惠于这项功能。
最后，SCHEDULE+FREE BUSY数据库很快就会变成一段遥远而不堪回首的回忆，而我们会很高兴终于过去了。
